“Au secours! Je n’arrive pas à gérer mon temps…”
Si aujourd’hui, tu en as marre de courir après le temps et que tu as l’impression de ne pas savoir correctement t’organiser pour accomplir toutes tes tâches, nous allons voir dans cet article comment remédier à ce problème !
Selon Daniel Latrobe, l’auteur du livre “Gérer efficacement son temps et ses priorités”, la gestion du temps se décline en 3 points :
- réaliser un ensemble de tâches
- dans des contraintes de temps
- pour atteindre un but
“On ne construit pas la vie que l’on veut en gagnant du temps. On construit la vie que l’on veut et puis le temps s’économise lui-même” – Laura Vanderkam
Pour être organisé et ne pas perdre de temps, simplifier et réduire toutes nos tâches est donc essentiel. Effectivement, chercher à supprimer les tâches inutiles est la base pour développer ses capacités organisationnelles et sa gestion des priorités.
Par principe, le temps est très élastique. Prenons pour exemple une journée très chargée où chaque tâche est millimétrée. Tu n’as le temps pour personne et pour rien de plus que ce que tu as programmé.
On te demande si tu veux sortir au cinéma ? “Je n’ai pas le temps”. Ça te dit de faire du shopping ? “Je n’ai pas le temps”. Tu peux me rendre un service ? “Je n’ai pas le temps je suis très occupée aujourd’hui”. Ton enfant que tu aimes par-dessus tout tombe malade, tu dois partir le chercher à l’école et l’emmener chez le médecin… As-tu le temps ? Ton réfrigérateur tombe en panne… Réussis-tu à trouver du temps ?
“On ne peut pas fabriquer du temps en plus, mais le temps s’étire pour accueillir ce que l’on choisit d’y mettre”.
Tout ce que tu fais dans ta vie, chaque heure, chaque minute, chaque seconde, doit être ton choix et ta décision !
L’affirmation “Je n’ai pas le temps” signifie en réalité “Ce n’est pas une priorité”. Précédemment, nous avons défini que le temps est élastique, et nous pouvons ajouter que la gestion du temps est une question de choix.
Faire le mauvais choix peut avoir des conséquences terribles, alors remplissons nos vies avec les choses qui méritent d’y être. Du coup, tu te demandes sûrement comment traiter tes priorités ?
La matrice d’Einsenhower
Tous les personnes douées en organisation te diront de faire des listes pour t’organiser. Mais le truc, c’est qu’une fois la liste écrite, par où commencer ?
Si tu ne connais pas la réponse à cette question et que tu es un peu perdue, je te propose une solution efficace : la matrice d’Einsenhower. L’outil ultime pour mieux gérer son temps !
“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important” – Dwight David Einsenhower (34ème président des États-Unis)
La matrice d’Einsenhower est un outil d’analyse et de gestion du temps, simple et rapide, qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle a été développée à partir de la citation ci-dessus, et a été popularisée en 1989 par Stephen Covey grâce au livre “les 7 habitudes des gens qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent”.
Pour la petite histoire, Eisenhower était célèbre pour sa productivité hors du commun. Au cours de ses 2 mandats (1953-1961), il a mené le programme de développement du système autoroutier américain, lancé internet avec DARPA, initié le programme d’exploration spatiale (NASA) et donné naissance à l’agence Internationale de l’énergie atomique.
D’où lui vient cette efficacité exceptionnelle si ce n’est par sa propre matrice de décision ?
Comment fonctionne-t-elle ?
“Les tâches importantes chuchotent, tandis que les tâches urgentes hurlent” – Michael Masterson
La matrice distingue 4 catégories de tâches :
1/ Urgent et important (ce sont toutes les tâches que l’on doit traiter immédiatement)
Ce sont les tâches qui nécessitent à la fois ton attention immédiate et qui contribuent à la réalisation de tes objectifs à long terme.
Exemples : répondre au téléphone pour un emploi, rendre un devoir (mémoire…) dans 7 jours, payer une facture le jour J, etc.
Les tâches importantes font référence aux tâches qui t’aident à accomplir tes objectifs à long terme. Elles sont rarement urgentes.
Les tâches qui sont importantes et urgentes sont souvent le résultat d’une mauvaise planification.
Pourquoi ? Par exemple, si tu bosses sur une tâche donnée par tes responsables il y a 2 mois de ça et que la date limite est demain, la tâche devient importante et urgente. Pourtant si tu y avais consacré du temps au moment où la tâche t’a été communiquée, elle serait importante et non urgente.
Une bonne planification te permet d’éliminer beaucoup de tâches de cette catégorie.
2/ Important, mais pas urgent (ce sont les tâches sur lesquelles on doit passer le plus de temps)
Ce sont les tâches importantes mais pas urgente qui ont une date limite lointaine voir inexistante et qui contribue à l’accomplissement de tes objectifs de vie importants.
Exemples : lecture, sport, méditation, moments en famille et/ou entres amies, business, etc.
Les tâches de cette catégorie sont celles sur lesquelles tu dois investir le plus de temps possible car ce sont les tâches qui contribuent à ton épanouissement, à ton développement personnel et à ton succès.
Aussi étrange que cela puisse paraître, ce sont aussi les tâches qu’on a toujours tendance à négliger. Parce qu’on a trop d’urgences à traiter, on procrastine souvent. C’est le genre de tâches où tu te dis “j’aurais le temps de m’en occuper plus tard!”
Le hic ? C’est que ce jour là n’arrive jamais. Il y aura toujours “une urgence à régler”, toujours une tâche de dernière minute, un imprévu, un e-mail auquel on doit répondre, un appel à passer…
La solution ? Tu devras sûrement parfois oublié l’urgence pour pouvoir prendre du recul et accordé plus de temps aux tâches de la catégorie 2.
3/ Urgent, mais pas important (ce sont les tâches que l’on doit déléguer)
Ce sont les tâches qui correspondent aux activités qui nécessitent ton attention immédiate mais qui ne contribuent pas à tes objectifs à long terme.
Lorsque l’on est mal organisé, c’est généralement dans cette catégorie que l’on perd le plus de temps.
Exemples : la plupart des appels, messages, e-mails, les collègues qui viennent à notre bureau pour nous demander quelque chose à la dernière minute, un ami qui nous demande de l’aide sur un projet, etc.
Elles sont souvent importantes pour les autres mais pas forcément pour toi. Elles ne sont pas nécessairement mauvaises mais tu dois quand même t’assurer qu’elles n’occupent pas une place plus importante que les tâches de de la catégorie 2. Tu risques sinon de penser à tord que tu accomplis beaucoup de choses alors qu’en réalité t’avance peu sur tes projets.
La meilleure façon de traiter la catégorie 3 est donc de déléguer le plus de tâches possibles. Cela permet à la fois d’améliorer la gestion de ton temps et de t’investir davantage sur les tâches réellement importantes.
4/ Ni urgent, ni important (ce sont les tâches qu’on doit limité ou éliminé)
Ce sont les tâches que tu n’es pas forcé de faire immédiatement et qui n’ont aucun impact direct sur tes objectifs à long terme. Elles sont généralement associées à des distractions.
Exemple : regarder des vidéos sur YouTube, faire du shopping, checker les réseaux sociaux, regarder Netflix, jouer à la PS4, etc.
Attention à cette catégorie ! Beaucoup te diront pour être efficace, tu dois complètement éliminer les tâches de la catégorie 4 pour te concentrer sur les autres catégories. Cela pourra te faire gagner quelques heures par semaine, mais sur le long terme, tu perdras en efficacité.
Selon une étude menée par la neuroscientifique Mary Heln Immordino-Yang, “notre cerveau a besoin de distractions et de repos pour consolider les connaissance qu’il acquiert”.
Sans pause, on est moins performant. On peine à se concentrer, on est plus anxieux et irrité et on gère moins bien notre temps.
Les distractions sont donc nécessaires pour se ressourcer et rester performante, à condition que tu t’organises bien dès le départ. Et puis, qui a dit que tu n’avais pas le droit de t’amuser et de jouer à Tomb Raider même à 35 ans ?
Comme on dit : “après l’effort, le réconfort” !
En conclusion, dire “je n’ai pas le temps” signifie “ce n’est pas une priorité”. Alors retiens que tout est une question de priorité : Si tu dis par exemple aujourd’hui, que tu n’as pas le temps de faire du sport, c’est qu’en réalité, tu considères que ça ne fait pas partie intégrante de tes priorités et tu n’y accordes pas véritablement d’importance.
Petit conseil pour la fin : apprendre à dire non te sera également profitable pour remettre de l’ordre dans tes priorités!
Ines Zivkovic, ZVK Coaching, le 15 janvier 2020
